Office Manager

Ben jij iemand die met jouw open en spontane uitstraling meteen een fijne sfeer creëert? Iemand die van nature vriendelijkheid en rust uitstraalt, en het leuk vindt om het eerste aanspreekpunt te zijn voor collega’s en bezoekers?
Dan zou jij wel eens perfect kunnen passen als onze nieuwe Office Manager.

Waar kom je te werken?

Van 9u00 tot 15u30 ben jij als Office Manager de spil van het kantoor. Dankzij jouw positieve energie en overzicht zorg jij voor een vlot draaiend kantoor waar mensen zich welkom, geholpen en ondersteund voelen.
Je ondersteunt collega’s van verschillende afdelingen en draagt bij aan een professionele, gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving.

Je werkt op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag op ons kantoor in Antwerpen en rapporteert aan de Management Assistant.

Hoe zien jouw werkzaamheden er uit?

In jouw rol als Office Manager ben jij het organisatorische hart van onze sites in Antwerpen en Rieme. Je schakel vlot tussen verschillende teams zoals directie, operations, sales, marketing en HR, en zorgt ervoor dat alles administratief, praktisch en facilitair professioneel en efficiënt verloopt. Je creëert structuur, houdt processen op koers en bent een zichtbaar aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en leveranciers.

In de uitoefening van jouw functie werk je nauw samen met de Management Assistant, maar ben je veel meer dan ondersteuning alleen. Je neemt zelf verantwoordelijkheid, denkt vooruit en zorgt ervoor dat interne processen, communicatie en kantoorbeheer feilloos verlopen.

Onder jouw verantwoordelijkheden vallen onder andere:

• Coördineren van het onthaal, bezoekersbeheer, telefonie en de centrale mailbox.
• Bestellen, beheren en opvolgen van kantoorartikelen en verbruiksgoederen.
• Voorbereiden en beheren van vergaderzalen en bezoekersfaciliteiten.
• Boeken van hotels, restaurants en transport.
• Beheren en archiveren van documenten en dossiers.
• Ondersteunen bij het organiseren van events en marketing- en communicatieacties.

Wat hebben wij jou te bieden?

Je komt terecht in een onderneming met een familiaal karakter en een platte organisatiestructuur, waarbij zelfstandigheid, verantwoordelijkheid nemen en vrijheid hand in hand gaan. Wij omarmen diversiteit en waarderen een rijke mix aan perspectieven en juichen eigen initiatief toe. Samen kijken we naar jouw groei- en ontwikkelingsmogelijkheden, als jij dat wilt.

• Je start op basis van een interimcontract (vervanging gedurende zwangerschapsverlof)
• Parttime (24u op 4 dagen): maandag t.e.m. donderdag van 9u00 – 15u30 (half uur pauze)
• Een competitief salaris afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
• 12 vakantiedagen en 7,2 ADV dagen.
• Laptop en mobiele telefoon (met abonnement).
• Tal van extralegale voordelen zoals hospitalisatie- en groepsverzekering, maaltijd- en ecocheques.

Onze ideale kandidaat

• Beschikt over een A2-diploma (of gelijkwaardig) en bij voorkeur over minstens een eerste werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Heeft een uitstekende beheersing van Office 365 en digitale tools zoals Teams, SharePoint en CRM.
• Je bent communicatief sterk en communiceert vlot in Nederlands (C1–C2) en Engels (B2–C1), en kan zich ook goed uitdrukken in het Frans (B1–B2).
• Is sterk georganiseerd, administratief nauwkeurig en werkt gestructureerd.
• Is bereid zich sporadisch te verplaatsen tussen Antwerpen en Rieme en praktische zaken zoals het ophalen van bestellingen op zich te nemen.
• Is discreet, integer en betrouwbaar — waarden die voor jou vanzelfsprekend zijn.