Office Support

Requirements

Must-Haves

• Bereitschaft an 4-5 Tagen die Woche relativ flexibel in unserem Office in Darmstadt Gewerbegebiet West zu arbeiten.
• Freude an administrativen Arbeiten und Ordnungssinn.
• Sichere Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift zur externen Kommunikation, englische Sprachkenntnisse zur Kommunikation mit unseren internationalen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

About the position

• Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Büros, u.a. der Kitchenette, Pflege der Büropflanzen, Auffüllen von Getränken im Kühlschrank etc.
• Allgemeine Büroorganisation: Posteingang, Postverteilung und -bearbeitung.
• Vorbereitung und Betreuung von Meetings: Organisation und Ausstattung der Konferenzräume (z. B. Getränke bereitstellen sowie für Sauberkeit und Ordnung im Raum sorgen).
• Lieferantenmanagement für Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Getränke inklusive Bedarfsermittlung, Beschaffung, Rechnungsprüfung, Ablage und sorgfältige Einordnung aller Rechnungen und Dokumente in die entsprechenden Ordner.
• Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Gäste (ca. 3–4-mal pro Jahr), inkl. Organisation von Catering, Abstimmung der Abläufe und Vorbereitung relevanter Unterlagen.
• Vertretung hauswirtschaftlicher Aufgaben bei Ausfall der Reinigungskraft, z. B. Müllentsorgung, Auffüllen von Verbrauchsmaterialien (Seife, Papierhandtücher etc.).
• Planung, Organisation und Unterstützung bei internen Veranstaltungen, z. B. Management-Meetings, und Firmenfeiern.
• Ggf. Leichte buchhalterische Tätigkeiten.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) zur Erstellung von Dokumenten etc.