Office & Workplace Experience Manager (all genders)

Unser Office ist mehr als ein Arbeitsplatz: Es ist der Ort, an dem unsere Teams zusammenkommen, Kandidat:innen und Gäste Reflex kennenlernen und wichtige Events und Entscheidungen stattfinden.

Mit mehr als 120 Kolleg:innen, unserem großen Berliner Office direkt an der Spree sowie zwei weiteren Standorten im Raum München suchen wir zwei Office & Workplace Experience Manager. Gemeinsam übernehmt ihr Verantwortung für unsere Workplace Experience und könnt euch im Tagesgeschäft zuverlässig vertreten.

Ihr müsst dabei nicht die gleichen Stärken mitbringen: Vielleicht liegen deine eher in Operations, Prozessen und Vendor Management - oder stärker in Hospitality, Events und Workplace Experience. Was euch verbindet, ist Ownership: Ihr wollt nicht nur dafür sorgen, dass unsere Offices funktionieren, sondern sie jeden Tag ein bisschen besser machen.

Dein Zuhause bei Reflex ist das People & Culture Team, du berichtest an unsere VP People & Culture. Gleichzeitig ist diese Rolle stark cross-funktional: Du arbeitest eng mit Teams wie IT, Finance, und Procurement zusammen und bringst Themen über Schnittstellen hinweg voran.

Own the Workplace

• Du sorgst dafür, dass unser Office jeden Tag zuverlässig funktioniert und ein Ort ist, an dem Menschen gerne und produktiv arbeiten.
• Du koordinierst unsere externen Dienstleister - von Reinigung und Wartung über Catering und Getränkelieferungen bis zur Hausverwaltung - und stellst eine konstant hohe Servicequalität sicher.
• Du hast ein Auge dafür, was im Office gebraucht oder verbessert werden kann, wirst proaktiv tätig und betreust unser internes Ticketsystem.
• Du stellst sicher, dass Ausstattung, Materialien und andere Office Essentials verfügbar sind und behältst Budgets, Rechnungen und laufende Verträge im Blick.
• Du betreust unseren (überschaubaren) Fuhrpark inklusive Firmenwagen und Parkplätzen und sorgst für eine strukturierte Ablage unserer Versicherungsunterlagen.
• Gemeinsam mit unseren Ansprechpartner:innen vor Ort übernimmst du auch Verantwortung für unsere kleineren Standorte im Raum München und unterstützt Themen rund um Arbeitssicherheit, Brandschutz und Nachhaltigkeit.

Create a Great Workplace Experience

• Du bist eine sichtbare, herzliche Ansprechperson im Office und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende, Kandidat:innen, Kund:innen und andere Gäste gut betreut fühlen.
• Gemeinsam mit People & Culture und IT unterstützt du eine großartige First-Day- und Onboarding-Experience - vom vorbereiteten Arbeitsplatz und Zugang zum Office bis zur Orientierung am Standort.
• Du organisierst größere interne Meetings, Workshops und Events und koordinierst insbesondere Räume, Catering und Logistik.
• Als Teil unseres Workplace Experience Teams stellst du sicher, dass Empfang, Eingangspost, Courier Services und Telefonzentrale zuverlässig funktionieren.

Make Things Better

• Du denkst nicht nur darüber nach, was erledigt werden muss, sondern auch, wie wir es künftig einfacher und besser machen können.
• Du erkennst wiederkehrende Aufgaben und Herausforderungen und entwickelst daraus skalierbare Prozesse, Standards und Automatisierungen.
• Du entwickelst Dokumentationen, Datenbanken und Ablagestrukturen kontinuierlich weiter und nutzt Feedback aus dem Team, um unsere Workplace Experience zu verbessern.
• Du steuerst unsere Dienstleister und Office-Ausgaben mit Blick auf Qualität und Kosteneffizienz.

Support Important Moments

• Du unterstützt bei ausgewählten organisatorischen Themen für unsere Geschäftsleitung, beispielsweise bei wichtigen Kunden- oder Investorenterminen.
• Du koordinierst bei Bedarf Termin- und Reiseplanung sowie Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen, insbesondere für C-Level, Kandidat:innen oder größere externe Meetings.

• Du bringst mehrjährige Erfahrung im Office Management, WorkplaceExperience, Hospitality, Operations, Event Management oder einem vergleichbaren Umfeld mit - idealerweise in einem schnell wachsenden Unternehmen.
• Du kommunizierst sicher und professionell auf Deutsch und Englisch.
• Du bist bekannt für deine Organisationsstärke, kannst viele parallele Themen koordinieren und weißt, was gerade wirklich Priorität hat.
• Du bringst eine ausgeprägte Service- und Hospitality-Mentalität mit und bist herzlich, verbindlich und professionell. In einem internationalen Umfeld fühlst du dich zuhause und hast ein gutes Gespür für unterschiedliche kulturelle Hintergründe, Kommunikationsstile und Bedürfnisse.
• Du hilfst gerne weiter und fühlst dich auch für Themen verantwortlich, die nicht in eine enge Aufgabenbeschreibung passen. Gleichzeitig kannst du Prioritäten setzen, Grenzen schützen und transparent kommunizieren, wenn nicht alles gleichzeitig möglich ist.
• Du hast idealerweise Erfahrung in der Steuerung externer Dienstleister sowie mit Budgets, Rechnungen und Verträgen und bist sicher im Umgang mit digitalen Tools.

• Arbeite mit einem vielfältigen, internationalen Team an der nächsten Generation innovativer Satelliten. Werde von Anfang an Teil unserer Reise, hinterlasse deinen persönlichen Fußabdruck in einem dynamisch wachsenden Unternehmen und gestalte die Zukunft der Raumfahrt aktiv mit.
• Bleib in Bewegung – mit einer von uns bezuschussten Mitgliedschaft bei Urban Sports Club sowie einem Zuschuss zum Deutschland Ticket.
• Profitiere von Corporate Benefits und sichere dir attraktive Rabatte bei zahlreichen bekannten Marken.
• Dir steht ein jährliches Weiterbildungsbudget von 1.500 € zur Verfügung, damit du dich fachlich und persönlich weiterentwickeln kannst.
• Wir bieten ausschließlich unbefristete Arbeitsverträge an, weil wir auf langfristige Zusammenarbeit und nachhaltige Karriereentwicklung setzen.
• Wir unterstützen deine private Altersvorsorge mit einem Arbeitgeberzuschuss von 20 %.
• Freu dich auf 30 Tage Urlaub sowie einen zusätzlichen freien Tag am 12. April, dem Internationalen Tag der bemannten Raumfahrt – denn Entdeckergeist gehört zu unserer DNA.

Werde Teil von Reflex Aerospace und gestalte mit uns die nächste Ära der Raumfahrt. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!