Responsable administratif-ve d'institut

Vos missions en quelques mots

Assurer le bon fonctionnement administratif, participer au pilotage stratégique et opérationnel de la composante et du laboratoire, notamment pour les questions financières, RH, scolarité et logistique, en mobilisant l’ensemble des moyens humains, techniques et technologiques de l’IDUP et du CRIDUP.

Veiller au bon déroulement des activités d’enseignement et de recherche, à la conformité réglementaire des procédures et apporter à la direction un conseil technique et stratégique, en assurant un rôle d’interlocuteur de proximité.

1. Management, animation et pilotage RH

• Encadrement et gestion des carrières de l'équipe BIATPSS
• Gestion RH des vacataires et des enseignants
• Dialogue social (risques psychosociaux, conflits, qualité de vie au travail)
• Préparation des campagnes d’emplois pour l’institut et l’unité de recherche
• Veiller à l’entretien et l’aménagement des locaux

2. Pilotage budgétaire et financier :

• Elaboration du budget
• Suivi et contrôle (exécution des dépenses, suivi des recettes)
• Engager les dépenses, saisir les services faits correspondants
• Etablir et suivre les ordres de missions et les états liquidatifs
• Répondre aux demandes d’audit et d’états budgétaires des différents projets de recherche et conventions du laboratoire

Suivre les dossiers et les contrats des nouveaux projets pédagogiques et de recherche

3. Pilotage de la scolarité et de l’offre de Formation

• Ingénierie de la formation (soutenabilité des maquettes, campagnes d'évaluation et d'accréditation de l'offre de formation).
• Gestion opérationnelle du parcours étudiant (campagnes de candidatures, plannings des formations, supervision du cycle complet de la scolarité).
• Inclusion des étudiants en situation de handicap et accueil des étudiants en mobilité internationale.

4. Appui à la gouvernance et à la vie institutionnelle

• Expertise réglementaire (conseil juridique et statutaire auprès de la directrice).
• Préparation du dialogue de gestion annuel
• Veiller à la bonne inscription des projets de l’institut et de l’unité de recherche dans la stratégie de l’université
• Préparer, organiser et suivre les décisions du CA de l’IDUP. Coordonner l'organisation des élections de la composante
• Conception d’outils de gestion et reporting statistique et d’indicateurs de pilotage

5. Communication et représentation :

• Stratégie de communication et articulation avec celle de l’université
• Représentation de la composante auprès des instances centrales
• Participation aux réseaux internes

Profil recherché

1. Connaissances (savoirs) :

• Organisation et enjeux de l’enseignement supérieur et de la recherche (ESR)
• Réglementation juridique, droit public et des contrats
• Règles de la comptabilité publique et de la gestion RH
• Réglementation des cursus universitaires et des stages

2. Compétences (savoir-faire) :

• Coordonner et encadrer les missions d’une équipe administrative resserrée tout en faisant preuve d’une forte polyvalence et d’une implication opérationnelle : avoir la capacité d’intervenir directement sur les différentes activités du périmètre, d’accompagner et, si nécessaire, de suppléer les agents afin de garantir la continuité et la qualité du service.

• Manager, mobiliser et animer une équipe

• Traduire une stratégie en plans d'actions

• Concevoir des tableaux de bord et outils de pilotage

• Mener un audit d'organisation et gérer le changement

• Gérer les situations sensibles et les conflits

• Savoir faire circuler l’information et rendre compte

• Concevoir et piloter un projet

3. Qualités personnelles (savoir-être) :

• Sens du service public et de l'intérêt général
• Excellentes qualités relationnelles (écoute, diplomatie)
• Rigueur, méthode, intégrité et discrétion
• Capacité à décider, arbitrer et prendre des initiatives
• Gestion de la pression, de la multiplicité des tâches et sollicitations, et grande réactivité

4. Maîtrise des outils et Systèmes d'Information Métiers :

SIFAC, OSE, APOGEE, PSTAGE, EPI, E-CANDIDAT, MONMASTER, IRIS (RH), SHAREPOINT