Sales Operations Support (w/m/d) 70%-100%

PHENOGY AG is a leading innovator of battery energy storage technologies and solutions for the green electrification of the planet. Our team members work on future-proof and sustainable battery systems that are powerful, safe, and robust – with circularity as a central principle. Our technology partner network spans leading battery research institutes. PHENOGY is an environmentally and socially conscious enterprise. We are committed to fostering prosperity for the people and our planet, ensuring sustainable growth – starting in the area of our greatest expertise and impact: energy storage solutions.

As part of the PHENOGY Group, PHENOGY Europe GmbH has established its German headquarters in Bremen.

We energize the future.

PHENOGY is seeking curious, entrepreneurial-minded energy pioneers to help shape our vision, systems, and growth; playing a key-role as we launch into our ambitious future. If you’re inspired by our mission, values, and drive to change how we energize the future — we’d love your application.

Die Position im Überblick

PHENOGY sucht eine erfahrene, äußerst organisierte Persönlichkeit, die den Business Development Executive unterstützt und die bereichsübergreifende Koordination im Unternehmen stärkt. In dieser Position werden die Aktivitäten im Business Development in klare Kommunikation, zuverlässige Nachverfolgung und konkreten Mehrwert für das gesamte Team übersetzt. Die gesuchte Person koordiniert einen komplexen internationalen Terminkalender, organisiert Korrespondenz und Stakeholder-Kommunikation, erstellt Besprechungsnotizen und Unterlagen für das Business Development und trägt dazu bei, dass Prioritäten, Kundenkontakte, Opportunities und vereinbarte nächste Schritte konsequent vorangetrieben werden.

Die Tätigkeit wird vor Ort im Büro ausgeübt und umfasst eine enge Zusammenarbeit mit Kolleg, Führungskräften, Ansprechpersonen in Behörden und Hochschulen, Kund, Partner sowie weiteren externen Stakeholdern. Gefragt sind fundiertes Urteilsvermögen, Diskretion, sicheres Auftreten und die Fähigkeit, Zusammenhänge zu erfassen – nicht lediglich zugewiesene Aufgaben abzuarbeiten.

Kernaufgaben

Ihr Wirkungsbereich: Business Development & Sales Operations Support

• Kalender- & Zeitmanagement: Proaktive Steuerung des Terminkalenders über mehrere Zeitzonen hinweg – inklusive Meeting-Vorbereitung sowie reibungslosem Kollisionsmanagement für Kundentermine, Calls, Konferenzen und Veranstaltungen.

• Task-Tracking & Korrespondenz: Eigenständige Abwicklung der E-Mail-Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern sowie konsequente Nachverfolgung von Fristen, Zusagen, Kundenanfragen und Prioritäten.

• Dokumentation & Informationsfluss: Präzise Aufbereitung von Besprechungsinhalten in Memos und Statusmeldungen sowie Sicherstellung eines transparenten Informationsaustausches zwischen Business Development und allen PHENOGY-Teams.

• Follow-up & Prozesskoordination: Systematische Nachverfolgung von Kundenkontakten, Opportunities, Angeboten und vereinbarten nächsten Schritten sowie Koordination der erforderlichen internen Zuarbeiten.

• Stakeholder-Koordination: Souveräne Kommunikation mit Führungskräften, Kund, Hochschulen, Behörden und Partner sowie administrative Begleitung von Forschungsanträgen, Zertifizierungen und Ausschreibungen.

• Dokumentenerstellung & Systempflege: Professionelle Ausarbeitung von Präsentationen, Briefings und Besprechungsunterlagen inklusive gewissenhafter Pflege der relevanten CRM- und Office-Systeme.

• Business Development Operations: Unterstützung bei der strukturierten Pflege und Aufbereitung von Pipeline-, Kunden- und Vertriebsinformationen sowie bei der Koordination und Optimierung von Business-Development-Prozessen.

Qualifikationen

• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in der Unterstützung von Business Development, Sales Operations, Geschäftsentwicklung, als Assistenz oder in einer vergleichbaren Funktion.

• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder verhandlungssicher sowie gutes berufsbezogenes Englisch; Fähigkeit, professionelle Korrespondenz, Besprechungszusammenfassungen und Unterlagen für das Business Development zu erstellen.

• Nachweisliche Erfahrung in der souveränen Steuerung komplexer Terminkalender, konkurrierender Prioritäten, internationaler Zeitzonen sowie eines hohen Kommunikations- und Nachverfolgungsvolumens.

• Praxiskenntnisse der administrativen und rechtlichen Rahmenbedingungen bei Behörden und Hochschulen, einschließlich Forschungsprojektanträgen, Zertifizierungen und Ausschreibungen – oder unmittelbar vergleichbare Erfahrung.

• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint; Fähigkeit, sich sicher in CRM- und weitere interne Systeme einzuarbeiten und diese zuverlässig zu pflegen.

• Hervorragendes Urteilsvermögen, Diskretion, Diplomatie und Situationsbewusstsein in der Kommunikation mit hochrangigen Ansprechpersonen aus Wirtschaft, Verwaltung, Wissenschaft und externen Organisationen.

• Proaktive, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise; Fähigkeit, Informationen zu verknüpfen, Bedarfe vorauszusehen und in einem dynamischen internationalen Umfeld wirksam zu arbeiten.

Ihr Pluspunkt

• Erfahrung im Bereich Sales Operations, Business Development Operations oder vergleichbaren vertriebsunterstützenden Funktionen.

• Erfahrung in der Begleitung öffentlicher Förderprogramme, Forschungspartnerschaften, Zertifizierungsverfahren oder institutioneller Stakeholder.

• Erfahrung in einem Start-up, Scale-up oder international aufgestellten Unternehmen.

Arbeitszeit: In der Regel 8:00–17:00 Uhr; freitags halbtags

Gehalt: 52.000–60.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung.

Reisetätigkeit: Keine regelmäßigen Dienstreisen; lediglich gelegentliche Teamveranstaltungen

We offer you:

• Join a high-caliber environment that enables you to develop your full potential, shape your job, and take ownership.

• Participate in the development of PHENOGY and inspire the world to transition to sustainable energy.

• Become part of our eco-passionate expert team - a first-class team all around.

• Benefit from flexible work hours as well as remote and on-site working in a modern sustainable office

• Enjoy various events

At PHENOGY, we highly value diversity, equality, and inclusion. It makes our company stronger. Our philosophy: one mindset, many minds.

For recruitment and staffing agencies: PHENOGY works exclusively with selected recruitment partners under formal agreements. We do not accept unsolicited candidate submissions from agencies and assume no liability for claims made by unauthorized recruiters regarding our recruitment processes.