Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

• Gestion administrative et documentaire

Traitement du courrier : Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier (physique et électronique) ; rédaction et expédition des réponses.
Gestion des dossiers : Création, mise à jour, classement et archivage (physique et numérique) des dossiers administratifs pour garantir leur traçabilité.
Saisie et traitement de données : Saisie de données alphanumériques, mise à jour de bases de données et réalisation de tableaux de bord de suivi.
Rédaction : Rédaction de notes internes, de comptes rendus de réunions et de courriers types.

• Gestion commerciale et suivi de facturation

Gestion des devis : Établissement des devis selon les éléments fournis, envoi aux clients et suivi des acceptations ou des relances de devis en attente.
Facturation : Émission des factures conformément aux commandes ou aux prestations réalisées, et vérification de leur conformité.
Pointage et contrôle : Réalisation du pointage des éléments (comparaison entre les commandes, les bons de livraison et les factures) pour assurer l'exactitude des données.
Suivi des comptes clients : Suivi des encaissements, pointage des règlements et identification des écarts.
Relance client : Mise en œuvre des procédures de relance (amiables par téléphone ou mail) en cas d'impayés ou de retard de règlement, dans le respect de l'image de l'entreprise.

• Accueil et communication

Accueil téléphonique : Gestion du standard, filtrage des appels, prise de messages et transfert vers les interlocuteurs concernés.
Diffusion de l'information : Transmission des informations et des directives auprès des membres du service ou des partenaires.

Compétences techniques

Maîtrise de la bureautique : Utilisation avancée du Pack Office (Word, Excel pour les tableaux de suivi, Outlook).
Gestion comptable de premier niveau : Compréhension du cycle de vente et des notions de base de facturation.
Qualités rédactionnelles : Excellente maîtrise de l'orthographe, de la syntaxe et des règles de présentation.
Gestion documentaire : Maîtrise des méthodes de classement et de gestion des flux d'informations.

Qualités professionnelles

Rigueur et organisation : Précision indispensable pour le pointage et la gestion des factures ; capacité à gérer les priorités.
Discrétion et confidentialité : Respect absolu du secret professionnel, notamment lors de la gestion des données financières et des règlements.
Aisance relationnelle et diplomatie : Capacité à communiquer avec courtoisie, particulièrement lors des phases de relance client.
Autonomie : Capacité à piloter ses dossiers de gestion de manière indépendante.

20 heures semaine.